التأمين هو شكل مهم من أشكال إدارة المخاطر للمنظمات غير الحكومية والتي من الممكن أن لا تكون قادرة على تحمل خسارة مالية كبيرة غيرمتوقعة ناجمة عن حدث أمني أو طبي في المجال.

إن الإنخراط مع الوسطاء والمُؤمنون لشراء وثائق التأمين الصحيحة وفي بعض الأحيان قد تكون عملية مربكة ومحبطة . وعادةً ما تكون السياسات وثائق طويلة ومعقدة ومليئة بالمصطلحات اللغوية ومتعددة التضمينات والاستثناءات ومتعددة التوصيات والشروط .

يهدف هذا الدليل إلى دعم المنظمات التي تشتري وتديرالسفر والحوادث الشخصية والخطف والفدية والابتزاز وكذلك سياسات حل الأزمات. ويهدف أيضاً إلى شرح المصطلحات الرئيسية وتقديم التوصيات وذلك لمساعدة المنظمات على تجنب المخاطرالشائعة. توجه النصيحة في المقام الأول إلى المنظمات التي تشتري منتجات التأمين في المملكة المتحدة ومع ذلك فإن العديد من المبادئ ذات صلة مع السلطات القضائية الأخرى.

ومن المُلاحظ أنه ليس كل حدث اقتصادي سلبي قابل للتأمين. على هذا النحو فقد يحتاج الأفراد والمنظمات للتأمين الذاتي ضد بعض الحوادث عن طريق تخصيص موارد لتغطية الخسائر المستقبلية المحتملة.

قم بمعرفة ما تحتاجه واستمر في التحكم بالعملية

يجب أن يعمل معك الوسطاء وشركات التأمين للتأكد من حصولك على السياسات المناسبة لمنظمتك. ومع ذلك فيمكنهم في بعض الأحيان دفع العملاء نحو سياسة معينة بغض النظرعما إذا كانت تلبي احتياجاتهم حقًا. لذلك من الضروري أن تعرف المنظمات بالضبط ما هي التغطية التي يحتاجونها وأن تطلب عروضاً للأسعار التي تنناسب مع هذه المتطلبات. إذا كان وسيطك أو شركة التأمين الخاصة بك غيرراغبة في أن تكون مرنة أوغيرقادرة على فهم إحتياجات مؤسستك للتأمين، فيجب عليك السعي لإيجاد مُورد بديل. وكذلك فإن استخدام الوسيط والتأمين المناسب أمر بالغ الأهمية أيضاً. يوصى بشكل كبير بالتماس شركات متخصصة في قطاعك قم بطلب توصيات من المنظمات المماثلة أيضاً.

أضف موافقات إضافية إذا كنت بحاجة إليها

إذا وجدت السياسة التي توفرمعظم التغطية التي تحتاجها وليس كلها ، فقم بشرح ذلك للوسيط أو شركة التأمين واسألهم إذا ماكان بإمكانهم تقديم موافقات إضافية لتغطية الثغرات. ومن المفيد أيضاً أن هذه الموافقات الإضافية قد تتعلق بأنواع الأشخاص المُؤمن عليهم وامتداد التغطية الجغرافية و كذلك إدراج الحالات الطبية الموجودة مسبقًا أو بدل السفر ضد التحذيرات الحكومية للسفر،على سبيل المثال.

قم بالتأكد من تقديم عرض منصف للمخاطر

عادةً ما يُطلب من المؤسسات إكمال نموذج وتقديم معلومات تكميلية. يمكن أن تتضمن المعلومات المطلوبة، على سبيل المثال: تفاصيل الشركة ومستوى التأمين المطلوب وأنشطة المنظمة والمخاطر المحتملة وعدد الموظفين وأنماط السفر ووجهات السفر والمطالب السابقة والحوادث وسجلات الأصول و كذلك أيضاً تفهم احتياجاتك. إن هذه العملية هي جزء من المنهجية التي يستخدمها وكلاء التأمين لتقييم تعرض مؤسستك للمخاطر (وفي نهاية المطاف احتمال المطالبة على السياسة). تتطلب المنظمات تقديم هذه المعلومات إلى وسطاءهم وشركات التأمين الخاصة بهم بطريقة واضحة وسهلة الوصول ولا يمسها أي تحريفات. إذا فشلت المنظمات في القيام بذلك، فقد تكون مؤهلة (في المملكة المتحدة) "خرق واجب العرض العادل" بموجب قانون التأمين لعام 2015 ، مما يسمح لشركة التأمين بإبطال العقد ورفض جميع المطالبات وعدم إرجاع أي من الأقساط المدفوعة.

تغطية متساوية لجميع الموظفين

إنه من الشائع تقدم المنظمات سياسات أكثر شمولاً للموظفين المسافرين أو الموظفين الدوليين المتمركزين في الخارج مقارنة بالموظفين الوطنيين. يرجع هذا جزئيا إلى توافر التأمين المناسب في مختلف البلدان ، ولكن أيضا انعكاس النقص النسبي في تخفيف التدابيرالموضوعة للموظفين الوطنيين على الرغم من تزايد ممارسة نقل المخاطرالدولية للجهات الفاعلة الوطنية. إنه نهج غيرمنطقي وتمييزي لإدارة المخاطر وحيث أن الموظفين الوطنيين غالبًا ما يكونون أكثر تعرضًا لتهديدات السلامة والأمن وهم أكثر عرضة لها من الزملاء الدوليين. من بين 3114 من عمال الإغاثة الذين قتلوا أو أصيبوا أو اختطفوا في 10 سنوات إلى 2017 ، كان 14٪ فقط (439) من الموظفين الدوليين وفقًا قاعدة البيانات لأمن عمال الإغاثة . بدأت شركات التأمين والوسطاء في قطاعات معينة في فهم ذلك والاستجابة له ديناميكياً من خلال تطوير وتقديم السياسات العالمية. صممت أمبيرا وألينازا ولدوايد كير مجموعة منتجات التأمين الخاصة بالمنظمات غيرالحكومية مع مراعاة هذا المطلب على سبيل المثال، وخيار بديل للمنظمات لوضع معاييرالتأمين الدُنيا للبرامج القطرية والتأمين الذاتي حيثما كانت السياسات المتوفرة داخل الدولة أقل من هذه المعايير.

استخدام الوصول المجاني إلى بوابات المخاطر

على مدى السنوات العشرالأخيرة، بدأت معظم شركات التأمين الكبرى في تزويد العملاء بإمكانية الوصول إلى بوابات المخاطر كجزء من سياسات السفر والحوادث الشخصية والاختطاف وحل الأزمات. على الرغم من الجودة واختلاف دقة المعلومات المقدمة بشكل كبير، والتي تتضمن بشكل عام هذه البوابات الإلكترونية ملامح البلد والمدينة وتصنيفات المخاطر والمعلومات الصحية وتقارير السلامة والأمن والأعمال التجارية إرشادات آداب السلوك الاجتماعي وتفاصيل الاتصال بالسفارة ونصائح السفرالحكومية ، على سبيل المثال يمكن استخدام هذه البوابات لقيادة نظام مستوى التهديد الخاص بالمنظمة أو لإبلاغ عن تقييمات مخاطرالسفر، ولأنها متاحة لجميع أولئك الذين تغطيهم السياسة يمكن للأفراد البحث في الوجهات ، مما يوفر آلية ممتازة لدعم الموافقة المنظمة للعمليات.

اجعل سياساتك اجتماعية

بمجرد أن تضع المنظمات السياسات الصحيحة في مكانها ، يجب أن تنخرط اجتماعيًا مع الأشخاص المُؤمن عليهم. ويتطلب هذا أن يتجاوز مجرد إخبار الموظفين أنهم يغطون أو يوزعون ملخص التغطية بمستند في بريد إلكتروني. استناداً للمناقشة السابقة، عادةً ما تكون السياسات وثائق طويلة ومعقدة مليئة بالمصطلحات المتعددة والاستثناءات والتأييدات و كذلك الشروط. هذا يعني حاجة المنظمة لترجمة السياسة إلى لغة واضحة. ويجب على المنظمات أن تطور وثائق توجيهية قصيرة وبسيطة (من الناحية المثالية مع بعض السيناريوهات) وتقديم الرعاية الاجتماعية جلسات حيث يمكن للمؤمن عليهم طرح الأسئلة لاكتساب فهم أعمق لما هو مغطى أوغيرمغطى. لاحظ أن هذا يجب أن يستبعد حل الأزمات والاختطاف والفدية والابتزاز سياسات.

كما يشير الجدول أعلاه ، توفر سياسات الاختطاف والفدية والابتزاز مناطق تغطية أقل من تلك التي توفرها أحدث السياسات في حل الأزمات ، ولهذا السبب تختار معظم المنظمات الآن سياسة حل الأزمات.

لا تركز (فقط) على الفدية

توفر هذه السياسات أكثر بكثير من سداد مدفوعات الفدية المُؤمن عليها. إن تفهّم بالضبط ما توفره السياسات و المواقف التي يوفرها المستجيب وضرورة استخدامها بالشكل صحيح. ومن الممكن أيضًا شراء هذه السياسات بدون عنصر الفدية. هذا الشرط لبعض المنظمات ، حيث أن الجهات المانحة المحددة لا تسمح بشراء تغطية فدية بتمويلهم. ولاتزال هذه السياسات جديرة بالشراء دون تغطية الفدية إذا كان موظفوك معرضون لخطر الاعتقال والابتزاز ، وما إلى ذلك. وعادةً ما تتضمن السياسات القوية (المحدودة مالياً) تغطية للسفر والإقامة والاتصالات ورعاية الأطفال والراحة إعادة التأهيل والخدمات الطبية وزيادة الأمن والمسؤوليات القانونية والمترجمين والوفاة العَرضية واستحقاقات الإعاقة والرواتب وإعادة تدريب الأشخاص المتضررين. يمكن أن توفرتعزيز جوهري لقدرات المنظمة على الاستجابة للأزمات.

مقابلة المستجيبين قبل شراء السياسة

يقدّم الاستشاريون الإستجابة المهنية للعديد من الخدمات المماثلة وذلك بنفس الطريقة. ومع ذلك فإن بعض المتخصصون يعملون مع قطاعات محددة ، والبعض الآخر يقدم اختلافًا طفيفًا ولكن مهمًا وعناصر التغطية (على سبيل المثال ، الرغبة في نشر خَبيرين استشاريين في وقت واحد سواء للأزمة المحلية او الدولية و فرق إدارة الأزمات الدولية). وعلى هذا النحو يجب على المنظمات إنفاق القدرالكافي من الوقت في مناقشة نطاق الخدمات وتجربة استشاري الاستجابة الخاصة بقطاعات معينة.

كن على دراية بالإختصاص القانوني للسياسة

على الرغم من وجود تطبيق عالمي ، فإن معظم وثائق التأمين تستند إلى الإختصاص القانوني (أوالموقع) التي صدرت فيها. وعلى هذا النحو سيتم تطبيق قوانين ذلك البلد على السياسة. وهومهم بشكل خاص فيما يتعلق بدفع الفدية ، حيث تتخذ الحكومات المختلفة مواقف متباينة بشأن هذه المسألة. وإن سياسة الحكومة البريطانية طويلة الأمد ، على سبيل المثال ، ليست لجعل تنازلات جوهرية لمحتجزي الرهائن. بالإضافة إلى ذلك ، فإن دفع الفدية للإرهابيين أمرغير قانوني في المملكة المتحدة بموجب قانون الإرهاب لعام 2000 ، الذي له "تأثير خارج الحدود الإقليمية" وهذا ما يعني أن تطبيق القانون حيثما يتم دفع الفدية. وكذلك فإن سياسة حكومة الولايات المتحدة مماثلة في أنها لا تقوم أيضًا بدفع فدية أو تنازلات جوهرية وتحظر دفع الفدية إلى منظمة إرهابية أجنبية (FTOs). ومع ذلك ، فتح التغيير السياسة في شهر آب عام 2015 الباب أمام دفع الفدية من قبل عائلات (وليس أرباب أعمال) من مواطني الولايات المتحدة. وقد تبدو مثل الاختلافات طفيفة ولكن قد يكون لها آثار كبيرة محتملة. على هذا النحو فإنه يجب على المنظمات استشارة المستجيبين لأزمة التأمين الخاصة بهم للتأكد من أن لديهم صورة كلية و كاملة عن المتطلبات القانونية ذات الصلة التي تنطبق على اختصاص السياسة وجنسية أياً من الأفراد المتضررين وكذلك قوانين البلد المُضيف.

تأكد من أن رسوم ونفقات مستشاري الاستجابة "غير محدودة"

ربما يكون العنصر الأكثر فائدة في هذه السياسات هوإمكانية الوصول الذي يوفرالاستجابة للإستشاريين. كل شركة تأمين رئيسية تقدم سياستها باتفاق حصري - وغير شفافة في بعض الأحيان – وذلك مع استشاري الاستجابة لتوفير هذا العنصر من السياسة. على سبيل المثال حالياً تقوم شركة "هيزكوس" باستخدام " كونترول ريسك" و شركة "أيغا" تستخدم "نايل يونغ اسسوكيت" وتستخدم شركة "اكس إل كاثلن" " تيرا فيرما" ،. هؤلاء مستشارو الاستجابة هم شركات الأمن الخاصة التي تتخصص في هذا المجال ولديها قدرات واسعة النطاق وتاريخ الحالات الطويلة وإمكانية الوصول إلى إحصاءات الجناة وفِرق الاستشاريين الذين يستطيعون تقديم الإستشارة طوال فترة الأزمة. على هذا النحو ، من المهم أن توفر السياسة المالية غير المحدودة تغطية نفقات هؤلاء المستشارين.

ينصح استشاريو الاستجابة بأنهم لا يديرون ولا يتفاوضون

إن الإعتقاد الشائع بأن المنظمة قد تواجه الاختطاف أوحالات الأزمات الأخرى والمسماة بشركات التأمين والتي سترسل مستشاراً لإدارة والتفاوض بشأن الأزمة. إنها ببساطة ليست القضية (في المملكة المتحدة على الأقل). سيقدم مستشاروالاستجابة النصح لأزمتك و كذلك فريق الإدارة والاستراتيجيات المحددة والخيارات والسيناريوهات ولكن جميع القرارات والاتصالات مع خاطفي الرهائن تظل مسؤولية المُؤمن عليه.

هذه هي سياسات التعويض (السداد)

التعويض هو تعويض عن الأضرارأوالخسائر. وعلى هذا النحو فإن هذه السياسات ستسُدد فقط الخسائر المتكبدة. إذا كانت دفعتك تستوفي جميع الشروط القانونية والمتعلقة بالسياسة فستقوم شركات التأمين الخاصة بك بسداد تكاليفك (عادةً ماتكون بسرعة كبيرة). ومع ذلك فهذا يعني أنه إذا قرَرَت دفع فدية فيجب أن يكون لديك المال الكافي للقيام بذلك. ومن الناحية العملية فهناك إمكانية على التفاوض حول هذا الأمرمع شركات التأمين ولكن ليس من المفترض بهم توفيرالمال لك منذ البداية لدفع الفدية.

تقييد المعرفة حول وجود السياسة

ومن متطلبات هذه السياسات أن تتخذ المنظمات جميع التدابير الممكنة لتقييد المعرفة بوجود السياسة. يعمل هذا المطلب على أساس أنه عادةً ما تكون مدفوعات الفدية أقل والمفاوضات أبسط وأكثر سرعة إذا لم يكن محتجزو الرهائن على علم بوجود استشاريين للاستجابة أو عنصر فدية في السياسة.

تعرف على المستجيبين واكتب تفاصيلهم في خطة إدارة الأزمات الخاصة بك

من الضروري بمجرد وضع سياستك مقابلة المستجيبين. ويمكنك طلب توجيه مصمم لمساعدتك على فهم كيفية التعامل معهم أثناء وقوع حادث وكيف يمكن أن تتناسب خدماتهم مع عملية الإدارة الأزمات الداخلية الخاصة بك. بمجرد فهم ذلك فيستوجب عليك كتابة هذه المشاركة العملية في خطة إدارة الأزمات أو بروتوكولات الاختطاف.

لاستفادة من خدمات ما قبل الحادث أو صندوق الإعانة

ستشمل جميع سياسات الخطف والفدية والابتزاز وسياسات حل الأزمات و ستضمن أيضاً خدمات ما قبل الحادث والتي تسمى أحيانًا "صندوق الإعانة" ، وقد يسمح هذا لمؤسستك بإنفاق مبلغ معين (عادة 10٪ من رسوم السياسة) على التدريب على إدارة الأزمات. بينما تشجعك شركات التأمين على انفاق هذه الأموال مع المستجيبين ، مما يتيح للمنظمات الاقتراب من شركات التأمين والحصول على الموافقة لإنفاق الأموال على مزودي إدارة المخاطر الأمنية الآخرين (وربما أكثر صلة بالقطاع).

إبلاغ شركات التأمين والمستجيبين للحادث بأسرع ما يمكن

يعدّ إبلاغ كلاً من شركات التأمين والمستجيبين للحادث ذات الصلة في أقرب وقت ممكن عملياً شرطاً لمعظم السياسات. وقد يؤدي عدم القيام بذلك إلى الافتقار لوجود الضمان الشامل. ويجب أيضاًعلى المنظمات التأكد من أنها تقدم عرضًا متوازناً للمخاطروضمان تغطية كافية وأن تكون على علم بالدول أو المناطق الخاضعة للعقوبات على النحو المُبين فيما يتعلق بالسفر والحوادث الشخصية في القسم السابق.

اعلم أن سياسات الحوادث الشخصية ليست سياسات تأمين صحي

سياسات الحوادث الشخصية ليست مثل وثائق التأمين الصحي. بينما يغطي السابق عواقب الحوادث بما في ذلك الإصابات الجسدية أو العجزأوالوفاة، في حين أن الأخيريكون أوسع وذلك لأنه يغطي النفقات الطبية الناتجة عن المرض والحالات الطبية أوعواقب الحوادث (باستثناء العجز أوالوفاة بسبب الحادث).

تأكد من أن لديك تغطية كافية

من الضروري أن تتأكد من أن لديك مستويات تغطية كافية. وعند إعادة النظرفي هذا تذكر بأنه ليس من الضروري أن تكون مصاريف الرعاية والعودة أكثر تكلفة في مأوى أو في المواقع النائية. وتقدر وزارة الخارجية والكومنولث البريطانية أن أي خلل في المَعدة أومعالجة عدوى في مشفى في الولايات المتحدة على متن رحلات جوية إلى الوطن قد يكلف 100000 جنيه إسترليني.

خذ بعين الاعتبار نصيحة الكادر الطبي المؤهل

إن العديد من السياسات لديها استثناء فيما يتعلق بالسفر (أونية السفر) على خلاف نصيحة أحد أعضاء الكادر الطبي المؤهل. ولهذا السبب يجب على المنظمات أن يتأكدوا بأن المسافرين لم يفعلوا ذلك قبل حجز الرحلة. وقد تتيح هذه السياسات أو الملحقات تغطية للحالات الطبية السابقة .

الموافقة على تقديم الفاتورة بشكل مباشر لسياسات الحوادث الشخصية

يسمح تقديم الفاتورة بشكل مباشرللمهنيين والمؤسسات الطبية وذلك بتمرير فاتورة الرعاية الطبية مباشرةً إلى شركة التأمين. وهذا يعني أن المُؤمن عليهم ليسوا بحاجة لدفع الفاتورة شخصيًا ومن ثم المطالبة باسترداد المبلغ من شركة التأمين. بصرف النظرعن تجنب الإزعاج الواضح لعملية المطالبة والتي تستلزم تقديم الفاتورة المباشرة لإزالة العوائق المالية للرعاية وتقليل الوقت الذي تستغرقه للوصول للخدمات الطبية ، وهو أمرمهم في حالات الطوارئ بشكل خاص.

تحقق من تطبيق إرشادات السفر الحكومية

تتضمن السياسات عادةً استبعادًا للسفر إلى أي بلد يوجد به استشاري حكومي بديل. بالنسبة لسياسات الشركات البريطانية ، ينطبق هذا الاستثناء عادةً على نصائح السفر الصادرة عن وزارة الخارجية والكومنولث التي توصي بعدم السفر "جميع" أو "الجميع ولكن باستثناء الضروري" إلى الدولة أو إحدى مناطقها. في وقت كتابة هذا التقرير،على سبيل المثال، كان هذا يشمل جمهورية إفريقيا الوسطى وجنوب السودان وسوريا. يجب على المنظمات التحقق من السياسات القائمة أو المستقبلية لذلك الاستبعاد ، وفي حال وجوده ، ما هي إرشادات السفر الخاصة بوزارة الخارجية. على سبيل الإيضاح ، تنص السياسة على أن "[الشركة] لن تكون ملزمة بتقديم الخدمات أو تكبدها النفقات من المسافر أو إليه ، وفقًا لتقدير [الشركة] وحدها ... إذا لم يستجب المسافر لتحذيرات السفر الصادرة عن وزارة الخارجية أو السلطات المختصة التي توصي بذلك يتجنب المسافرون هذه المنطقة أوالموقع المحدد. إذا كانت مؤسستك تنوي السفر كثيرًا إلى الدول أو المناطق بخلاف نصيحة السفر الحكومية فيجب عليها شراء سياسة بدون تلك القيود. فهناك منتجات مثل " بتلفيس" من منظمة طنجة للتأمين والمصممة خصيصًا لـلأشخاص الذين يسافرون ويعملون في مناطق النزاع والبيئات العدائية والتي قد تكون مفيدة.

انتبه إلى الدول أو المناطق الخاضعة للعقوبات

تخضع شركات التأمين للقوانين واللوائح وقيود العقوبات الوطنية التي قد تحظرها من تقديم تغطية أو دفع مطالبات لأفراد أو كيانات معينة ومن تأمين أنواع معينة من الأنشطة أو مرتبطة ببلدان وأقاليم محددة. هذه الدول والأقاليم تتغير بمرور الوقت ، لذلك تحتاج المؤسسات إلى التحقق بانتظام مع شركات التأمين الخاصة بهم إذا اعتقدوا ذلك. ومن المحتمل أن يسافر إلى مثل هذه المواقع. على سبيل الإيضاح ، البلدان والأقاليم التالية المدرجة في سياسة واحدة من شركات التأمين الرئيسية في وقت كتابة هذا التقرير: إيران وسوريا وكوريا الشمالية والسودان وكوبا وشبه جزيرة القرم.

السفر والإقامة على التأشيرات والتصاريح الصحيحة

لن تدفع شركات التأمين عادةً أي خسارة أو نفقة يفشل فيها الشخص المُؤمن عليه في الحفاظ على تأشيرات وتصاريح الهجرة أو العمل أو الإقامة أو ما شابه ذلك للبلد الذي يسافر إليه الشخص. ومن الممارسات الجيدة عمومًا عدم استخدام التأشيرات السياحية عند السفر لأغراض العمل. إذا ماكانت المنظمات عازمة على السفر سرا كسياح ، وينبغي مناقشة هذا الأمر مع شركة التأمين لإضافة موافقات سياسة محددة.

تطبيق بلد الإقامة

من الضروري أن نتذكر أن معظم سياسات السفر لا تطبق إلا عندما يكون الشخص المؤمن عليه خارج نطاق بلد الإقامة. فيجب على المنظمات أيضًا أن تنظر بعناية في المواقف التي قد يكون فيها الموظفون من مواطني الدولة التي يسافرون إليها وعلى الرغم من أنهم مقيمون في بلد آخر ، وكثيراً ماتستبعد السياسات المواقف التي يكون فيها المُؤمن عليهم من مواطني الدولة التي يسافرون إليها. وعلى العكس إذا ما سافر المُؤمن عليه خارج بلد إقامته لأكثر من 90 أيام متتالية، فإن معظم السياسات لن تدفع مطالبة على أساس أنها لم تعد مقيمة في البلد الذي صدرت فيه السياسة .وأخيرًا فإن العديد من الفوائد (مثل الاستشارة النفسية أونفقات الجنازة) يتم تغطيتها فقط إذا حدثت في بلد إقامة الشخص المُؤمن عليه.

كن واضحًا في واجبك لرعاية العطلات الطارئة

تأتي العديد من السياسات الآن مع غطاء للعطلات الطارئة. وهذا يعني أنه يتم تغطية المسافرين العطل (عادةً ما يصل إلى سبعة أيام) بالتزامن مع رحلة المُؤمن عليها. وهناك نوعان مهمان يشيران إلى ملاحظة هنا. أولاً، التغطية عادة ما تطبق فقط على العطلات في نفس البلد مثل رحلة المُؤمن. ومن الخطأ الشائع أن يسافرالموظفون إلى دولة مجاورة ونفترض عن طريق الخطأ أنها مغطاة. ثانيًا ، في حين أن هذه ميزة حسنة تقدم للموظفين (بقليل من التكلفة) وقد تحتاج المنظمات إلى أن توضح النقطة الزمنية التي يكون فيها واجبها في الرعاية هو توقيف الالتزامات. ومن غيرالواقعي أن نتوقع من المسافرين اتباع نظام التشغيل القياسي لإجراءات المؤسسة وذلك أثناء العطلة. لذلك ، من غير الواقعي أيضًا توقع استجابة المنظمات المواقف نيابة عن المسافر خلال العطلة العرضية بخلاف من خلال شركات التأمين الخاصة بهم إذا كان ينطبق غطاء طارئ. وينبغي إبلاغ هذه الديناميكيات بوضوح للموظفين وغيرهم من الأشخاص المُؤمن عليهم.

انتبه إلى حدود تغطية الاستشارة النفسية

تقدم معظم السياسات تغطية كافية للإرشاد النفسي. بينما يتم توفيرها في كثير من الأحيان للعائلات أثناء الفيجعة أواستشارة تقدم للأشخاص المؤمن عليهم أثناء الصدمات ومن الشائع أن تقتصرعلى الحالات التي تكون قد تكون فيها إصابة جسدية أو أن يشهد الشخص المُؤمن عليه حادث إرهابي. وعلى هذا النحو، يجب على المنظمات التأكد من أنها توفر للموظفين الوصول إلى الإرشاد النفسي لجميع أنواع الأحداث والخطوب الأخرى.

انتبه إلى الاستثناءات والشروط الشائعة

جميع سياسات التأمين لها استثناءات وشروط. لأن كل سياسة مختلفة عن الأخرى، ويجب على المنظمات التأكد من أنها على دراية كاملة بها قبل أن تشتري أية سياسة. في المرفق أدناه هناك بعض الإستثناءات والشروط للسياسات الشائعة حيث قد تذكر شركات التأمين أنها غير ملزمة بتقديم خدمات الاستجابة:

• عندما يتعين على شركة التأمين خرق القوانين أو اللوائح الوطنية أو الدولية.

• عندما تكون شركة التأمين غير قادرة على الحصول على التصاريح اللازمة للقيام بذلك.

• إذا خالف المُؤمن عليه قوانين أوأنظمة الدولة الذي يسافر إليها.

• عندما لا يلتزم المُؤمن له بنصائح السفر من وزارة الخارجية والكومنولث أو أي وزارة خارجية أخرى مسماة.

• عندما (في رأي المُؤمنين) سيكون من المستحيل أو من غيرالمعقول القيام بذلك بسبب:

  • الحرب أوالإرهاب أو الظروف السياسية أو المحلية الأخرى.

  • أن يكون الشخص المُؤمن عليه في مكان يتعذر الوصول إليه أو في الخارج .

  • أن يكون المؤمن عليه في مأزق قد يكون أكثر مسؤولية في عملية البحث والإنقاذ التي تنظمها الشرطة أو خفر السواحل أو السلطات الأخرى المسؤولة عن خدمات ال