Saiba suas necessidades e mantenha controle sob o processo

Corretores e seguradoras devem trabalhar com você para assegurar as apólices certas para sua organização. No entanto, às vezes, podem tentar oferecer uma apólice específica a qualquer custo, sem considerar se, de fato, atende às suas necessidades. Portanto, é vital que as organizações saibam exatamente a cobertura de que precisam e solicitem cotações que atendam esses requisitos. Caso seu corretor ou seguradora resista a ser flexível ou se mostre incapaz de entender as carências relacionadas a seguros de sua organização, busque outros fornecedores. Utilizar o corretor ou seguradora correta é essencial. É altamente recomendado a procura por empresas especializadas em seu setor. Peça sugestões a organizações semelhantes à sua.

Acrescente endossos adicionais caso julgue necessário

Caso encontre uma apólice que forneça a maior parte, mas não toda, da cobertura de que precisa, explique para o corretor ou seguradora e os questione se é possível disponibilizar endossos adicionais para cobrir as diferenças. Endossos adicionais úteis podem abordar tipos de segurados, cobertura geográfica estendida, inclusão de problemas médicos pré-existentes ou uma autorização para viajar contra alertas de viagem do governo, por exemplo.

Forneça uma apresentação fidedigna do risco

Frequentemente, as organizações devem preencher um formulário e fornecer informações complementares. As informações solicitadas podem incluir detalhes da empresa, o tipo de seguro requisitado, as atividades da organização, riscos prováveis, quantitativo de equipe, padrões de viagem, destinos de viagens, sinistros anteriores e incidentes e registro de ativos, por exemplo. Assim como entender suas necessidades, esse processo faz parte da metodologia que os subscritores usam para avaliar a exposição de sua organização aos riscos (e, por fim, a probabilidade de sinistro na apólice). As organizações devem fornecer essas informações aos corretores e seguradoras de uma forma clara e compreensível, sem fazer declarações falsas. Caso as organizações não cumpram o que for solicitado, a ação pode ser qualificada (no Reino Unido) como um “descumprimento do dever de apresentação fidedigna“ nos termos da Lei de Seguros de 2015, permitindo à seguradora anular o contrato, rejeitar todos os sinistros e não restituir nenhum dos prêmios pagos.

Garanta cobertura igual à toda a equipe

É comum para organizações fornecerem apólices mais extensas a membros da equipe que viajam ou estejam no exterior do que aos membros que estão no próprio país. Isso ocorre, em parte, devido à disponibilidade de seguro apropriado em outros países, mas também é um reflexo da falta relativa de medidas atenuantes implementadas para a equipe nacional, apesar do aumento na prática de transferência de risco de atores internacionais para nacionais. Isso é uma abordagem sem sentido e discriminatória à administração de risco, visto que a equipe nacional é, muitas vezes, consideravelmente mais exposta a ameaças à sua segurança e proteção do que seus colegas no exterior. Dos 3.114 trabalhadores humanitários mortos, feridos ou sequestrados nos 10 anos até 2017, apenas 14% (439) eram de equipes no exterior, de acordo com o Banco de Dados de Segurança do Trabalhador Humanitário. Seguradoras e corretores específicos do setor estão começando a entender e responder a essa dinâmica, desenvolvendo e oferecendo apólices globais. A Ambrelia e a Allianz Worldwide Care projetaram a variedade de produtos de seguros da ONG Care com esse requisito em mente, por exemplo. Isso conforma uma opção alternativa para as organizações alcançarem os padrões mínimos de seguros para programas nacionais e autosseguros, onde as apólices disponíveis não alcançam esses padrões.

Use o acesso livre aos portais de risco

Durante os últimos 10 anos, a maioria das seguradoras começaram a disponibilizar aos clientes o acesso a portais de risco como parte de suas apólices de acidentes de viagem e pessoais, casos de sequestro e solução de crises. Embora a qualidade e minuciosidade das informações fornecidas varie consideravelmente, esses portais on-line, geralmente, possuem perfis de países e cidades, classificação de risco, informações de saúde, relatório de segurança e proteção, guia de etiquetas sociais e empresariais, detalhes para contato de embaixadas e alertas de viagem do governo, por exemplo. Esses portais podem ser usados para guiar o sistema de nível de ameaça de uma organização ou informar avaliações de risco em viagens. Além disso, considerando que estão disponíveis a todos cobertos pela apólice, os indivíduos podem pesquisar destinos, disponibilizando um mecanismo magnífico para auxiliar os processos de permissão definidos por uma organização.

Compartilhe suas apólices

Uma vez que as organizações possuam as apólices certas, os Segurados devem ser familiarizados com elas. Isso não significa informar à equipe de que possuem cobertura ou enviar o resumo do documento de cobertura por e-mail. Como mencionado acima, apólices são geralmente documentos extensos e complexos, repletos de jargões e múltiplas inclusões, exclusões, endossos e condições. Visto isso, as organizações devem traduzir a apólice e sua cobertura em linguagem clara, desenvolver documentos de orientações simples e breves (idealmente, com alguns cenários de exemplo) e conduzir reuniões informativas, nas quais os Segurados possam fazer perguntas a fim de entender mais a fundo o que possui ou não cobertura. Observe que isso deve excluir apólices de solução de crises e sequestro, pagamento de resgate e extorsão.

Como a tabela acima indica, apólices de sequestro, resgate e extorsão oferecem menos áreas de cobertura do que as de gestão de crises mais novas. Por essa razão, a maioria das organizações atualmente opta por uma apólice de gestão de crises.

Não foque (apenas) no resgate

Essas apólices oferecem muito mais do que o reembolso de pagamentos de resgate segurado. Entender exatamente o que as apólices oferecem, e em quais situações o respondedor oferecerá isso, é fundamental para usá-las corretamente. Também é possível comprá-las sem o elemento de resgate. Essa é uma exigência para algumas organizações, pois doadores específicos não permitem a compra da cobertura de resgate com sua contribuição. Ainda valeria a pena comprá-las sem a cobertura de resgate se a sua equipe fosse exposta às ameaças de detenção, extorsão etc. Apólices robustas normalmente incluirão cobertura (financeiramente limitada) para viagem, acomodação, comunicações, creche, repouso e reabilitação, serviços médicos, segurança aumentada, obrigações legais, intérpretes, morte acidental e benefícios de invalidez, salários e reciclagem profissional para pessoas afetadas. Elas podem oferecer um aumento vital para as próprias habilidades de resposta a crises de uma organização.

Entreviste os respondentes antes de comprar a apólice

Especialistas em resposta profissionais oferecem muitos dos mesmos serviços de modo igual. No entanto, alguns se especializam em trabalhar com setores específicos, e outros oferecem elementos de cobertura um pouco diferentes, mas possivelmente importantes (disponibilidade para deslocar dois especialistas, simultaneamente, para seus times de gestão de crises nacionais e internacionais, por exemplo). Dessa forma, as organizações devem dedicar uma boa quantidade de tempo para discutir o objetivo dos serviços e o setor específico de experiência do especialista em resposta.

Fique atento à jurisdição legal da apólice

Apesar de terem aplicação global, a maioria das apólices de seguro são baseadas na jurisdição legal (ou localização) em que são emitidas. Dessa forma, as leis daquele país se aplicarão à apólice. Isso é importante, sobretudo, no que diz respeito a pagamentos de resgate, já que governos diferentes assumem posições diferentes sobre essa questão. A política de longa data do governo britânico, por exemplo, é de não fazer concessões substanciais aos tomadores de reféns. Além disso, o pagamento de resgates a terroristas é ilegal no Reino Unido segundo o Ato de Terrorismo 2000, o qual tem “efeito extraterritorial”, ou seja, a lei se aplica onde quer que o resgate seja pago. A política do governo dos Estados Unidos é similar, no sentido de que eles também não irão fazer pagamentos de resgate ou concessões substanciais, além de proibirem o pagamento de resgates a organizações terroristas estrangeiras (FTOs). No entanto, uma mudança na política, em agosto de 2015, abriu as portas para o pagamento de resgates pelas famílias (não empregadores) de cidadãos dos Estados Unidos. São diferenças que podem parecer pequenas, mas que acarretam implicações maiores. Assim, as organizações devem consultar os respondentes de sua respectiva seguradora para que tenham uma visão completa das exigências legais relevantes aplicáveis à jurisdição da apólice, à nacionalidade de quaisquer indivíduos afetados e às leis do país anfitrião.

Certifique-se de que as taxas e despesas dos especialistas em resposta sejam “ilimitadas”

O elemento mais útil dessas apólices é, provavelmente, o acesso oferecido aos especialistas em resposta. Todas as grandes seguradoras que oferecem essas apólices possuem um acordo exclusivo – e, por vezes, não muito transparente – com uma assessoria de resposta para oferecer esse elemento. Atualmente, a Hiscox usa a Control Risks, a AIG usa a Neil Young Associates e a XL Catlin usa a Terra Firma, por exemplo. Esses especialistas em situações de resposta são empresas privadas de segurança que se especializam nessa área e possuem habilidades extensas, longos históricos de caso, acesso a estatísticas de agressão e equipes de especialistas que podem oferecer aconselhamento durante a crise. Portanto, é importante que a apólice ofereça cobertura financeira ilimitada para esses especialistas e suas despesas.

Saiba que specialistas em resposta aconselham, mas não gerem e não negociam situações de crise

É um equívoco comum pensar que uma organização, enfrentando sequestro ou outras situações de crise, possa ligar para sua seguradora e que um especialista em resposta será enviado para gerir e negociar a crise. Não é assim que funciona (pelo menos, não no Reino Unido). Especialistas em resposta aconselharão sua(s) equipe(s) de gestão de crises, destacando estratégias, opções e cenários, mas todas as decisões e contato com os tomadores de reféns permanecem sob responsabilidade do segurado.

Entenda que as apólices são de indenização (reembolso)

Indenização é uma compensação por danos ou perdas. Dessa forma, essas apólices reembolsarão somente as perdas sofridas. Se o seu pagamento cumprir todas as condições legais e da apólice, suas seguradoras reembolsarão seus custos (geralmente, de forma bastante rápida). No entanto, isso significa que caso você decida pagar um resgate, é preciso ter o dinheiro em mãos. Na prática, há uma certa possibilidade de negociar esse ponto com as seguradoras, mas não se deve presumir que irão fornecer fundos para você pagar um resgate desde o início.

Restrinja o conhecimento sobre a existência da apólice

Essas apólices exigem que as organizações tomem todas as medidas possíveis para restringir o conhecimento da sua existência. Essa exigência parte do princípio de que os pagamentos de resgate são geralmente mais baixos e de que as negociações serão mais simples e mais rápidas se os tomadores de reféns não estiverem conscientes da existência dos especialistas em resposta envolvidos, ou do elemento de resgate da apólice.

Conheça seus respondentes e anote seus detalhes no seu plano de gestão de crises

É fundamental conhecer seus respondentes assim que sua apólice estiver pronta. Você pode solicitar um briefing, projetado para ajudar a entender como interagir com eles durante um incidente e como seus serviços podem se encaixar em seus processos internos de gestão de crises. Entendido isso, você deve anotar esse processo de interação em seu plano de gestão de crises ou protocolos de abdução.

Utilize os serviços pré-incidente ou vaquinhas de subvenção

Todas as apólices boas de sequestro, resgate e extorsão e de gestão de crises incluirão serviços pré-incidentes. Às vezes chamados de “reservas de subsídio”, permitem que sua organização gaste uma quantia designada (geralmente, 10% da taxa da apólice) em treinamento de gestão de crises. Embora as seguradoras encorajem você a usar esse dinheiro com seus respondentes, as organizações podem abordá-las e ganhar aprovação para usar o dinheiro com outros provedores (talvez mais relevantes para o setor), de gestão de risco à segurança.

Informe às seguradoras e aos respondentes sobre um incidente o quanto antes

Uma condição da maioria das apólices é de que você informe, tanto às seguradoras, quanto aos respondentes, sobre um incidente relevante assim que possível. Não fazê-lo pode resultar em falta de cobertura.

As organizações também devem garantir que ofereçam uma apresentação clara do risco, garantir uma cobertura adequada e estar atentas a países ou regiões sancionadas, conforme destacado em relação a viagens e acidentes pessoais na seção anterior.

Lembre-se de que as apólices de acidentes pessoais não são apólices de seguro de saúde

As apólices de acidentes pessoais não são as mesmas que as apólices de seguro de saúde. As primeiras abrangem as consequências dos acidentes, incluindo lesões corporais, incapacidade ou morte, ao passo que as segundas são mais amplas, uma vez que cobrem as despesas médicas decorrentes de doenças, condições médicas ou consequências de acidentes (exceto incapacidade ou morte causada por acidente).

Certifique-se de ter a cobertura adequada

É fundamental garantir que você tenha níveis adequados de cobertura. Ao considerar isso, lembre-se de que a assistência e a repatriação não são necessariamente mais caras em locais hostis e remotos. O Foreign & Commonwealth Office do Reino Unido estima que um problema no estômago ou infecção tratada em um hospital nos Estados Unidos com voos subsequentes para seu país poderiam custar cerca de £ 100 mil.

Leve em consideração o aconselhamento de profissionais médicos qualificados

Muitas apólices têm uma exclusão relacionada a viajar (ou com a intenção de viajar) contra o conselho de um médico qualificado. Por esse motivo, as organizações devem garantir que os viajantes confirmem que não estão planejando viajar nessas condições, antes de reservar uma viagem. Apólices ou coberturas adicionais que cobrem condições médicas pré-existentes podem ser contratadas, caso isso seja necessário.

Esteja de acordo com o faturamento direto das apólices de acidentes pessoais

O faturamento direto permite que profissionais e instituições médicas passem a conta do atendimento médico diretamente para uma seguradora. Isso significa que os segurados não precisam pagar pessoalmente a conta e, em seguida, solicitar o reembolso à seguradora. Além de evitar os inconvenientes óbvios que um processo de reembolso acarreta, o faturamento direto elimina as barreiras financeiras ao atendimento e reduz o tempo de acesso aos serviços médicos, o que é especialmente importante em situações de emergência.

Verifique quais orientações de viagem do governo de destino se aplicam

Geralmente, as apólices incluem uma exclusão para viagens a qualquer país com um comitê consultivo governamental em vigor. Para apólices de empresas britânicas, essa exclusão normalmente se aplica às orientações de viagem emitidas pelo “Foreign & Commonwealth Office”, que não recomenda todas as viagens ou todas, a não ser as essenciais para um país ou uma de suas regiões. No momento da redação deste artigo, isso inclui a República Centro-Africana, o Sudão do Sul e a Síria, por exemplo. As organizações devem verificar essa exclusão nas apólices existentes ou futuras e, se presentes, quais as recomendações de viagem do ministério das relações exteriores são aplicáveis. Para fins ilustrativos, uma apólice atual afirma que “[A companhia] não terá qualquer obrigação de prestar serviços ou incorrer em quaisquer despesas de ou para um Viajante se, a critério exclusivo da [companhia]... [o] Viajante não tiver atendido aos avisos de viagem emitidos pelo Departamento de Estado ou autoridades apropriadas recomendando que os Viajantes evitem essa região ou local específico”. Se a sua organização pretende viajar com frequência para países ou regiões contra recomendações de viagem do governo, ela deve contratar uma apólice sem tais restrições. Existem produtos, como o battlefaceda Tangiers Insurance, projetados especificamente para pessoas que viajam e trabalham em zonas de conflito e ambientes hostis, que podem ser úteis.

Esteja ciente das zonas de conflitos

Algumas apólices incluirão exclusões relacionadas às “zonas de conflito”, que são definidas dentro da apólice. Essas exclusões geralmente significam que a seguradora não é responsável por lesões, perdas ou despesas sofridas como resultado de situações específicas, como guerra ou terrorismo, dentro das zonas de conflitos especificadas. Sendo assim, as organizações devem analisar seus padrões de viagem em relação a uma apólice antes de contratá-la, a fim de garantir que essas exclusões não tenham impacto sobre elas. Ao fazê-lo, as organizações devem procurar uma apólice mais ampla ou contratar apólices específicas para viajar para zonas de conflito, quando necessário.

Esteja ciente dos países ou regiões sancionadas

As seguradoras estão sujeitas às leis, regulamentações e restrições de sanções nacionais que podem proibí-las de fornecer cobertura ou pagar indenizações a certos indivíduos ou instituições e de assegurar certos tipos de atividades em ou relacionadas a países e territórios específicos. Esses países e territórios mudam com o tempo, portanto, as organizações precisam verificar regularmente com suas seguradoras caso exista a possibilidade de viajarem para esses locais. Para fins ilustrativos, os seguintes países e territórios estão listados na apólice de uma grande seguradora no momento da redação deste artigo: Irã, Síria, Coréia do Norte, Sudão, Cuba e Crimeia.

Vistos e autorizações corretos para viajar a um país e nele residir

As seguradoras não costumam pagar por qualquer perda ou despesa quando um(a) segurado(a) não obteve ou manteve os vistos de imigração, trabalho, residência ou autorizações semelhantes para o país ao qual irá viajar. Uma boa prática é não utilizar vistos de turista quando se viaja para fins de trabalho. Se as organizações pretendem viajar clandestinamente como turistas, isso deve ser discutido com sua seguradora para adicionar endossos de apólices específicos.

Aplica-se o país de residência

É essencial lembrar que a maioria das apólices de viagem só se aplica quando um segurado está fora de seu país de residência. As organizações devem também considerar cuidadosamente as situações em que os trabalhadores são cidadãos do país para onde viajam, uma vez que, apesar de residirem noutro país, muitas apólices excluem as situações em que os segurados são cidadãos do país para onde viajam. Por outro lado, se um segurado viajar para fora do seu país de residência por mais de 90 dias consecutivos, a maioria das apólices não pagará uma indenização por não serem mais residentes no país onde a apólice foi emitida. Finalmente, muitas assistências (por exemplo, aconselhamento psicológico ou despesas de funeral) só são cobertas se acontecerem no país de residência do segurado.

Seja claro sobre os seus deveres em férias ocasionais

Muitas apólices agora vêm com cobertura para férias ocasionais. Isso significa que os viajantes permanecem assegurados durante as férias (geralmente, até sete dias) em conjunto com a viagem segurada. Nesse contexto, há duas questões importantes. Em primeiro lugar, a cobertura geralmente se aplica apenas a férias no mesmo país da viagem segurada. Um erro comum é os trabalhadores viajarem para um país vizinho e presumirem, erroneamente, que estão cobertos. Em segundo lugar, embora este seja um bom benefício a oferecer ao pessoal (por pouco custo), as organizações precisam comunicar muito claramente o momento em que as suas obrigações cessam. É irrealista esperar que os viajantes sigam os procedimentos operacionais padrão de uma organização durante as férias. Por conseguinte, também não é realista esperar que as organizações respondam a situações em nome do viajante durante um feriado adicional (que não seja por meio de suas seguradoras, se a cobertura adicional se aplicar). Essa dinâmica deve ser claramente comunicada aos funcionários e a outros segurados.

Esteja ciente dos limites da cobertura de orientação psicológica

A maioria das apólices oferece cobertura adequada para a orientação psicológica. Embora, muitas vezes, sejam tomadas providências para aconselhamento de luto para famílias ou aconselhamento de trauma para os segurados, esse suporte costuma ser restrito a casos que envolvem uma lesão corporal ou aqueles em que um segurado venha a testemunhar um incidente terrorista. Como tal, as organizações devem garantir que os funcionários tenham acesso a orientação psicológica em todos os outros tipos de eventos e incidentes.

Esteja ciente das exclusões e condições gerais

Todas as apólices de seguro têm exclusões e condições gerais. Como elas serão diferentes em cada apólice, as organizações devem garantir que estejam plenamente cientes delas antes de contratarem uma apólice. Abaixo, estão algumas exclusões/condições comuns de apólices em que as seguradoras podem declarar que não são obrigadas a fornecer serviços contratados:

• Quando a seguradora precisar violar leis e/ou regulamentações nacionais ou internacionais.

• Quando a seguradora não puder obter a autorização necessária para o fazer.

• Quando o segurado tiver violado as leis ou regulamentos do país em que está viajando.

• Quando o segurado não tiver prestado atenção as recomendações de viagem do “Foreign & Commonwealth office” ou outro ministério estrangeiro nomeado.

• Quando (na opinião exclusiva das seguradoras) for impossível ou razoavelmente impraticável fazê-lo devido a:

  • guerra e/ou terrorismo ou outras condições políticas ou locais;

  • o segurado estiver em um local inacessível ou em alto-mar; ou

  • o segurado se encontrar numa situação em que seja mais razoável que a responsabilidade de uma operação de busca e resgate seja organizada pela polícia ou guarda costeira, ou outra autoridade responsável pelos serviços de resgate.

Seguros são uma forma importante de gestão de risco para ONGs que talvez não possam arcar com uma perda financeira considerável não planejada e resultante de um incidente de segurança ou médico em campo. Contudo, envolver-se com corretores e seguradoras para a compra da apólice de seguros correta pode ser um processo confuso e, às vezes, frustrante. Apólices costumam ser documentos extensos e complexos, repletos de jargões e múltiplas inclusões, exclusões, endossos e condições.

Este guia visa auxiliar organizações que compram e gerenciam apólices de acidentes de viagem; pessoais; para casos de sequestro, pagamento de resgate e extorsão e solução de crises. O objetivo consiste em explicar a terminologia chave e fornecer recomendações para ajudar organizações a evitarem armadilhas comuns. Os conselhos são, sobretudo, destinados a organizações que compram produtos de seguros no Reino Unido. Contudo, muitos dos princípios são aplicáveis em outras jurisdições. Este documento não abrange outros tipos de seguro empresarial que as organizações devem ter em vigor (por exemplo, seguro profissional indenização, responsabilidade pública, edifícios e conteúdo e veículo)

Note que nem todo evento econômico negativo é segurável. Portanto, indivíduos e organizações podem precisar autossegurar-se contra alguns eventos, reservando recursos para cobrir possíveis perdas futuras.