Entender lo que necesita y mantener el control del proceso

Los corredores y las aseguradoras deben trabajar con usted para garantizar que consigue las pólizas adecuadas para su organización. Sin embargo, a veces pueden intentar empujar a los clientes hacia una póliza concreta sin tener en cuenta si realmente satisface sus necesidades. Por lo tanto, es vital que las organizaciones sepan exactamente qué tipo de cobertura necesitan, y que pidan presupuestos que se ajusten a esos requisitos. Si su corredor o asegurador no está dispuesto a ser flexible o no es capaz de entender las necesidades de seguro de su organización, debe buscar proveedores alternativos. Utilizar el corredor y aseguradora más adecuados es imprescindible. Es muy aconsejable buscar empresas especializadas en su sector; pida recomendaciones a organizaciones similares.

Añadir endosos adicionales si los necesita

Si encuentra una póliza que proporciona la mayor parte de la cobertura que necesita, pero no toda, explíquelo al corredor o a la aseguradora y pregúnteles si pueden proporcionarle endosos adicionales para cubrir las lagunas. Endosos adicionales útiles pueden referirse, por ejemplo, a los tipos de personas aseguradas, a la ampliación de la cobertura geográfica, a la inclusión de condiciones médicas preexistentes o a la autorización para viajar contra las recomendaciones de viaje del gobierno.

Asegurar una presentación justa del riesgo

Por lo general, se pedirá a las organizaciones que rellenen un formulario y proporcionen información complementaria. La información solicitada puede incluir, por ejemplo, detalles de la empresa, el nivel del seguro requerido, las actividades de la empresa, los riesgos probables, el número de personal, los hábitos de viaje, los destinos de los viajes, las reclamaciones e incidentes anteriores y registros de activos. Además de comprender sus necesidades, este proceso forma parte de la metodología que utilizan los aseguradores usan para evaluar la exposición de su organización a los riesgos, (y, en última instancia, la probabilidad de reclamar la póliza). Las organizaciones están obligadas a facilitar esta información a sus corredores y aseguradoras de forma clara y accesible y sin incurrir en falsas declaraciones. Si las organizaciones no lo hacen, puede calificarse (en el Reino Unido) como un “incumplimiento del deber de presentación justa” en virtud de la Ley de Seguros de 2015, lo que permite la aseguradora anular el contrato, rechazar todas las reclamaciones y no devolver ninguna de las primas pagadas.

Cobertura equitativa para todo del personal

No es infrecuente que las organizaciones ofrezcan pólizas más amplias al personal que viaja o al personal internacional con sede en el extranjero que al personal nacional. Esto es en parte debido a la disponibilidad de seguros adecuados en distintos países, pero también es un reflejo de la relativa falta de medidas de mitigación establecidas para el personal nacional, a pesar de la creciente práctica de transferir el riesgo de los agentes internacionales a los nacionales. Esto constituye un enfoque absurdo y discriminatorio de la gestión de riesgos, ya que el personal nacional suele estar mucho más expuesto a las amenazas a la seguridad que sus compañeros internacionales. De los 3.114 trabajadores humanitarios que han muerto, han resultado heridos o han sido secuestrados en los 10 años transcurridos hasta 2017, sólo el 14% (439) era personal internacional, según la base de datos de seguridad de los trabajadores humanitarios. Los aseguradores y corredores específicos del sector están empezando a comprender y responder a esta dinámica desarrollando y ofreciendo pólizas globales. Por ejemplo, Ambrelia y Allianz Worldwide Care han diseñado la gama de seguros ‘ONG Care’, tomando este requisito en cuenta. Una opción alternativa para las organizaciones es establecer unas normas mínimas de seguro para los programas de los países y auto asegurarse cuando las pólizas en el país no alcanzan esas normas.

Utilizar el acceso gratuito a los portales de riesgo

Durante los últimos 10 años, la mayoría de las grandes aseguradores han empezado a proporcionar a los clientes acceso a los portales de riesgo como parte de sus pólizas de viaje, accidentes personales, secuestros o soluciones de crisis. Aunque la calidad y el grado detalle de la información que esta proporcionada varían considerablemente, estos portales en línea suelen incluir, por ejemplo. perfiles de países y ciudades, calificaciones de riesgo, información sanitaria, informes de protección y seguridad, orientaciones de etiqueta comercial y social, datos de contacto embajadas y avisos gubernamentales sobre viajes. Estos portales pueden utilizarse para impulsar el sistema de nivel de amenaza de una organización o informar de las evaluaciones de riesgos de los viajes, y como están disponibles para todos los cubiertos por la póliza, los individuos pueden investigar los destinos, proporcionando un mecanismo excelente para apoyar los procesos de consentimiento informado de una organización.

Socializar sus pólizas

Una vez que las organizaciones tienen las pólizas adecuadas, éstas deben ser socializadas con los asegurados. Esto debe ir más allá de la simple comunicación al personal que están cubiertos o de la distribución del documento de resumen de la cobertura en un correo electrónico. Como ya se ha dicho, las pólizas suelen ser documentos largos y complejos, llenos de jerga y un de múltiples inclusiones, exclusiones, endosos y condiciones. Esto significa que las organizaciones deben traducir la póliza y cobertura en un lenguaje claro. Las organizaciones deben elaborar documentos de orientación breves y sencillos (idealmente con algunos ejemplos) y organizar sesiones de socialización en las que los asegurados puedan hacer preguntas para comprender mejor lo que está cubierto y lo que no. Hay que tener en cuenta que esto debe excluir la solución de crisis, y las pólizas de secuestro, rescate y extorsión.

El seguro es un importante tipo de gestión de riesgos para las ONG que podrían no ser capaces de soportar pérdidas financieras significativas e imprevistas resultantes de un incidente de seguridad o médico en el terreno. Aunque, la interacción con los corredores, y aseguradoras para comprar las pólizas de seguro adecuadas puede ser un proceso confuso y a veces frustrante. Normalmente las pólizas son documentos largos y complejos que están llenos de jerga y varias inclusiones, exclusiones, endosos y condiciones.

Esta guía tiene el objetivo apoyar a las organizaciones que compran y gestionan las pólizas de viaje; de accidentes personales; de secuestro, rescate y extorsión; y de solución de crisis. Su objetivo es explicar la terminología clave y proporcionar recomendaciones para ayudar a las organizaciones a evitar errores más comunes. El asesoramiento está dirigido principalmente a las organizaciones que compran productos de seguros en el Reino Unido; sin embargo, muchos de los principios son pertinentes en otras jurisdicciones. Este documento no incluye otros tipos de seguros empresariales que las organizaciones deberían tener en vigor (por ejemplo, indemnización profesional, responsabilidad civil, edificios y contenidos, y vehículos).

Tenga en cuenta que no todos los acontecimientos económicos negativos son asegurables. Como tal, los individuos y las organizaciones pueden necesitar auto asegurarse contra algunos acontecimientos reservando recursos para cubrir posibles pérdidas futuras.

Como indica el cuadro, la segunda póliza, que es más reciente, cubre más sucesos que la primera. Por esta razón, la mayoría de organizaciones opta actualmente por la póliza de solución de crisis.

No se enfoque (únicamente) en el rescate.

Estas pólizas ofrecen mucho más que solo el reembolso de un pago de rescate ya asegurado. Es fundamental entender qué ofrecen exactamente, y en qué situaciones se ofrecen, para así emplearlas adecuadamente. Pueden adquirirse sin el pago del rescate. No obstante, para algunas organizaciones este sí es un requisito, pues algunos donantes no incluyen esta cantidad dentro de su financiación. Vale la pena adquirir las pólizas aún sin el pago del rescate en el caso de que su personal esté expuesto a los distintos riesgos: detenciones, extorsiones, etc. Las pólizas robustas normalmente cubren (limitadamente): viaje, acomodación, comunicación, cuidado infantil, descanso y rehabilitación, servicios médicos, seguridad aumentada, obligaciones legales, intérpretes, beneficios en caso de muerte accidental o de discapacidad, salarios y formación laboral para las personas afectadas. En resumen, pueden aumentar considerablemente las capacidades de una organización para gestionar una crisis.

Entreviste al asegurador antes de comprar la póliza.

Los aseguradores profesionales ofrecen los mismos servicios de la misma forma. Sin embargo, algunos son expertos en sectores específicos; otros ofrecen coberturas ligeramente distintas, pero potencialmente importantes. Por ejemplo, la posibilidad de desplegar simultáneamente a dos aseguradores para los equipos suyos (nacional e internacional) de resolución de crisis. Por esta razón, las organizaciones deben ponderar por el tiempo que sea necesario tanto los servicios ofrecidos por el asegurador como la experiencia que él/ella tenga.

Tenga cuidado con la jurisdicción legal de la póliza.

Aunque en teoría se apliquen globalmente, muchas pólizas están sujetas a la jurisdicción (o el lugar) en que fueron concedidas. Las leyes de ese lugar aplicarán a la póliza. Esto es relevante especialmente para el pago de un rescate, pues cada gobierno tiene su posición con respecto a esto. Por ejemplo, la política tradicional del gobierno británico no realiza concesiones sustanciales a los secuestradores. En adición, el pago de un rescate de un terrorista es ilegal en el Reino Unido de acuerdo con la Ley de 2000 sobre el terrorismo. Esta ley tiene “efecto extraterritorial”, es decir, que se aplica para cualquier lugar en el que el rescate haya sido financiado. La política del gobierno estadounidense es similar. Tampoco permite el pago de un rescate ni realiza concesiones sustanciales. También prohíbe el pago de rescate para organizaciones terroristas extranjeras (FTOs). No obstante, se modificó la política en agosto de 2015. El cambio permite a las familias (no a los patrones) de los ciudadanos de los Estados Unidos pagar un rescate. Parece una modificación irrelevante, pero lo cierto es que puede tener implicaciones considerables. Por eso, las organizaciones deben acudir a sus aseguradores en el sector de resolución de crisis, para que, de esta forma, tengan una imagen panorámica de los requisitos legales que aplican según: la jurisdicción de la póliza, la nacionalidad de cualquier individuo afectado y según las leyes del país anfitrión.

Asegúrese de que las comisiones y gastos del consultor sean “ilimitados”.

Probablemente, lo más útil de estas pólizas es que incluyen el acceso a consultores. Muchos de los aseguradores que ofrecen la póliza tienen un acuerdo exclusivo (a veces hasta opaco) con una consultoría que ofrece el pago de un rescate con la póliza. Por ejemplo, actualmente Hiscox utiliza Control Risks, AIG emplea Neil Young Associates y XL Catlin utiliza Terra Firma. Los consultores pertenecen a compañías de seguridad privada que se especializan en esta área. Estas compañías usualmente cuentan con: mucha capacidad, un gran historial de casos, acceso a la estadística con respecto al perpetrador y un equipo de consultores que pueden aconsejarlo a usted durante la crisis. Por ello, es crucial que la póliza brinde una cobertura financiera ilimitada para estos consultores y los gastos que ellos generen.

Los consultores aconsejan. No administran ni negocian.

Se cree que una organización que enfrenta un secuestro u otros conflictos puede acudir a sus aseguradores para que envíen a un consultor para que este gestione la crisis. Pero esto no es así (en el Reino Unido, al menos). Los consultores lo aconsejarán a usted y a su(s) equipo(s) de gestión de crisis. Les brindará estrategias, opciones y escenarios. Pero seguirá siendo responsabilidad del asegurado tomar decisiones y contactar con los secuestradores.

Son pólizas que procuran una indemnización(reembolso).

La indemnización es una compensación por los daños o las pérdidas. Por ende, la póliza cubrirá únicamente las pérdidas sufridas. Si la póliza que usted adquirió cumple con todos los requisitos legales y con las políticas, sus aseguradores le reembolsarán los montos (usualmente rápido). Sin embargo, esto significa que, si usted quisiera pagar un rescate, debe contar con el dinero para hacerlo. A nivel práctico, puede intentar negociar con sus aseguradores. No obstante, no se garantiza que vayan a brindarle la financiación para el rescate inicialmente.

Restringa el conocimiento sobre la existencia de la póliza.

Es un requisito de estas pólizas el que las organizaciones tomen todas las medidas necesarias para restringir el conocimiento de la existencia de la misma. Esto es para que la cantidad del pago de un rescate sea más baja. Además, las negociaciones serán más sencillas y más rápidas si los secuestradores no saben sobre la existencia de los consultores o el elemento del rescate en la póliza.

Conozca a sus consultores. Escriba sobre ellos en su plan sobre gestión de una crisis.

Es crucial que conozca a sus consultores cuando tenga su póliza definida. Puede solicitar una sesión informativa que le ayude a entender cómo relacionarse con ellos durante un incidente y cómo los servicios que ofrecen pueden adecuarse a los procesos de gestión de crisis de su organización. Cuando haya comprendido esto, anótelo en su plan sobre la gestión de una crisis o en su protocolo de abducción.

Utilice los servicios para antes del incidente o “subvenciones kitties”.

Una póliza contra rescate, secuestro y extorsión o de solución de crisis adecuada incluirá servicios para antes del incidente. A veces llamados “subvenciones kitties”, son servicios que permiten a su organización invertir una cantidad determinada (usualmente el 10% de la cuota de la póliza) en capacitaciones para la gestión de crisis. Aunque los aseguradores lo alentarán a acudir a sus consultores, usted puede consultar a sus aseguradores. Ellos pueden decidir si autorizar a su organización la inversión en otros proveedores de gestión de seguridad contra riesgos (que quizá tengan más experiencia en un sector determinado).

Informe a los aseguradores y consultores de un incidente lo más pronto posible.

Es un requisito de muchas pólizas el que usted informe a los aseguradores y a los consultores sobre un incidente lo más pronto que le sea posible. No hacerlo puede causar que su organización no sea cubierta por esta póliza.

Las organizaciones deben asegurarse de que la presentación del riego sea objetiva y de que cuenten con una cobertura adecuada. Deben estar informadas sobre los países o lugares sancionados según lo comentado en relación con los viajes y accidentes personales (Véase la sección previa).

Reconocer que las pólizas de accidentes personales no son pólizas de seguro médico.

Las pólizas de accidentes personales no son lo mismo que las pólizas de seguro médico. Las primeras cubren las consecuencias de los accidentes, incluidas las lesiones corporales, la invalidez o el fallecimiento; mientras que las segundas son más amplias, ya que cubren los gastos médicos derivados de enfermedades, condiciones medicas o las las consecuencias de los accidentes (excepto la invalidez o el fallecimiento causados por el accidente).

Asegurar una cobertura adecuada

Es vital que se asegure de tener niveles adecuados de cobertura. Tenga en cuenta que no en todos los casos, la atención médica y la repatriación en lugares hostiles y lejanos implican un mayor coste. El Ministerio británico de Asuntos Exteriores y de la Mancomunidad de Naciones (British Commonwealth) estima que una infección o un virus estomacal tratados en un hospital de Estados Unidos, incluyendo los vuelos de retorno, podrían costar alrededor de 100.000 libras esterlinas.

Tener en cuenta los consejos del personal sanitario cualificado

Muchas pólizas tienen una exclusión relacionada con el hecho de viajar (o tener la intención de viajar) en contra de la recomendación del personal sanitario cualificado. Por esta razón, las organizaciones deben asegurarse de que los viajeros confirmen que no lo hacen antes de reservar un viaje. Existen pólizas o extensiones que cubren condiciones médicas previas en caso de que sea necesario.

Acordar la facturación directa en pólizas de accidentes personales

La facturación directa permite a los profesionales médicos y a las instituciones pasar la factura de la atención médica directamente a una aseguradora. Esto significa que los asegurados no tienen que pagar personalmente la factura y luego reclamar el importe a la aseguradora. Además de evitar los inconvenientes que conlleva un proceso de reclamación, la facturación directa elimina las barreras financieras a la asistencia y reduce el tiempo de acceso a los servicios médicos, lo que es muy importante en situaciones de emergencia.

Consultar las recomendaciones de viaje del gobierno

Por lo general, las pólizas incluirán una exclusión para los viajes a cualquier país que cuente con una advertencia gubernamental. Para las pólizas de empresas británicas, esta exclusión se aplicará generalmente a las recomendaciones de viaje emitidos por el Ministerio británico de Asuntos Exteriores y la Mancomunidad de Naciones que desaconsejan "todo" o "todos menos lo esencial” viajar a un país o una de sus regiones. En el momento de redactar este informe, esto incluye, por ejemplo, a la República Centroafricana, Sudán del Sur y Siria. Las organizaciones deben verificar las pólizas existentes o futuras para ver si existe esta exclusión y, si existe, qué avisos de viaje del Ministerio de Asuntos Exteriores se aplican. A modo de ejemplo, una póliza actual establece que “[la empresa] no estará obligada a prestar servicios ni a incurrir en gastos hacia o desde un viajero si, a discreción [de la empresa] ... [el viajero no ha tenido en cuenta las advertencias de viaje emitidas por el Departamento de Estado o las autoridades correspondientes que recomiendan que los viajeros eviten esa región o ubicación específica. Si su organización tiene la intención de viajar con frecuencia a países o regiones en contra de las recomendaciones de viaje del gobierno, debe contratar una póliza sin tales restricciones. Hay productos, como Battleface de Tangiers Insurance, diseñados específicamente para personas que viajan y trabajan en zonas de conflicto y entornos hostiles que pueden resultar útiles.

Tener en cuenta las zonas de conflicto

Algunas pólizas incluirán exclusiones relacionadas con "zonas de conflicto", que se definen en la misma. Por lo general, estas exclusiones implican que la aseguradora no se responsabiliza en caso de lesiones, pérdidas o gastos ocasionados como resultado de situaciones específicas, como las guerras o el terrorismo, dentro de las áreas de conflicto especificadas. Las organizaciones deben revisar los requisitos de sus viajes y la póliza antes de contratarla para asegurarse de que estas exclusiones no les afecten. En caso de que lo hagan, las organizaciones deben buscar una póliza más amplia o contratar pólizas específicas para viajar a áreas de conflicto cuando sea preciso.

Tener en cuenta los países o regiones sujetos a sanciones

Las aseguradoras están sujetas a leyes, reglamentos y restricciones de sanciones nacionales que pueden prohibirles proporcionar cobertura o pagar reclamaciones a determinadas personas o entidades y asegurar determinados tipos de actividades en países y territorios específicos o relacionados con ellos. Estos países y territorios cambian con el tiempo, por lo que las organizaciones deben consultar periódicamente con sus aseguradoras si creen que es probable que viajen a esos destinos. A modo de ilustración, los siguientes países y territorios figuran en la póliza de una de las principales aseguradoras en el momento de redactar este informe: Irán, Siria, Corea del Norte, Sudán, Cuba y Crimea.

Viajar y residir con las visas y permisos vigentes

Por lo general, las aseguradoras no reembolsarán ninguna pérdida o gasto cuando una persona asegurada no haya obtenido o mantenidos visados y permisos de inmigración, trabajo, residencia o similares para el país al que viaja. En general, es una buena práctica no utilizar visados de turista cuando se viaja por motivos de trabajo. Si las organizaciones tienen la intención deliberada de viajar clandestinamente como turistas, esto debe ser discutido con su aseguradora para agregar los endosos específicos a la póliza.

El país de residencia aplica

Es fundamental recordar que la mayoría de las pólizas de viaje solo se aplican cuando el asegurado se encuentra fuera de su país de residencia. Las organizaciones también deben considerar cuidadosamente las situaciones en las que los empleados son ciudadanos del país al que viajan, ya que, a pesar de ser residentes en otro país, muchas pólizas excluyen situaciones en las que los asegurados son nacionales del país al que viajan. Por el contrario, si el asegurado viaja fuera de su país de residencia durante más de 90 días consecutivos, la mayoría de las pólizas no abonarán una reclamación en base a que ya no residen en el país donde se emitió la póliza. Por último, muchos beneficios (por ejemplo, asesoramiento psicológico o gastos funerarios) solo están cubiertos si tienen lugar en el país de residencia del asegurado.

Sea claro en su deber legal de asistencia para las vacaciones con carácter incidental

Muchas pólizas vienen ahora con cobertura para vacaciones de carácter incidental. Esto significa que los viajeros están cubiertos en sus vacaciones (generalmente hasta siete días) junto con un viaje asegurado. Hay dos puntos importantes a tener en cuenta aquí. En primer lugar, la cobertura generalmente solo se aplica a las vacaciones en el mismo país que el viaje asegurado. Un error común es que los empleados viajen a un país vecino y asuman erróneamente que están cubiertos. En segundo lugar, si bien este es un buen beneficio para ofrecer al personal (por un bajo coste), las organizaciones deben comunicar muy claramente el momento en el que cesan sus obligaciones de deber legal de asistencia. No es realista esperar que los viajeros sigan los procedimientos operativos estándar de una organización durante sus vacaciones. Por lo tanto, tampoco es realista esperar que las organizaciones respondan a situaciones en nombre del viajero durante unas vacaciones imprevistas (salvo a través de sus aseguradoras si se aplica la cobertura incidental). Dicha dinámica debe comunicarse claramente al personal y otros asegurados.

Sea consciente de las limitaciones de la cobertura de asesoramiento psicológico

La mayoría de las pólizas ofrecen una cobertura adecuada para el asesoramiento psicológico. Si bien a menudo se prevé el asesoramiento en caso de duelo para las familias o en caso de trauma para los asegurados, generalmente se limita a situaciones en las que ha habido una lesión corporal o un asegurado ha presenciado un acto terrorista. Como tal, las organizaciones deben asegurarse de proporcionar a los empleados acceso al asesoramiento psicológico para todos los demás tipos de eventos e incidentes.

Tenga en cuenta las exclusiones y condiciones comunes

Todas las pólizas de seguros tienen exclusiones y condiciones. Como serán diferentes en cada póliza, las organizaciones deben asegurarse de conocerlas detalladamente antes de contratar una póliza. A continuación, se presentan algunas exclusiones /condiciones comunes de las pólizas en las que las aseguradoras pueden declarar que no están obligadas a proporcionar asistencia:

• Cuando la aseguradora tuviera que incumplir leyes y / o regulaciones nacionales o internacionales.

• Cuando la aseguradora no pueda obtener la autorización necesaria para hacerlo.

• Cuando el asegurado haya infringido las leyes o normativas del país en el que se encuentre viajando.

• Cuando el asegurado no ha prestado atención a las advertencias de viaje de la oficina britanica de Asuntos Exteriores y de la Mancomunidad de Naciones u otro ministerio de Asuntos Exteriores designado.

• Cuando (según las aseguradoras) sea imposible o razonablemente impracticable hacerlo debido a:

  • guerra y / o terrorismo u otras condiciones políticas o locales;

  • el asegurado se encuentra en un lugar inaccesible o en alta mar; o

  • el asegurado se encuentra en una situación que puede ser más razonablemente la responsabilidad de una operación de búsqueda y rescate organizada por la policía o guardacostas u otra autoridad responsable de los servicios de rescate.